Az Excel az egyik legnépszerűbb adatkezelő eszköz a világon. Rugalmassága miatt sokan adatbázisként használják: ügyféladatokat, értékesítési táblákat vagy készletinformációkat tárolnak benne. Ez nem baj, amíg kis mennyiségű adattal dolgozol, de van, amikor már nem ez a megfelelő megoldás. Ebben az útmutatóban bemutatjuk, hogyan használd az Excelt adatbázisként, és mikor érdemes inkább egy valódi adatbázisra váltani.
Excel beállítása adatbázisként
Képzeld el, hogy egy kisvállalkozás adatait kezeled: értékesítések, ügyfelek, termékek és régiók.
- Nyiss egy üres munkafüzetet.
- Rendezd az adatokat táblázatos formába: a sorok rekordok, az oszlopok mezők.
- Adj oszlopfejléceket, például: OrderID, Date, CustomerID, ProductID, Quantity, UnitPrice, SalesAmount.
Táblázatok létrehozása
- Jelöld ki az adattartományt.
- A Beszúrás (Insert) fülön válaszd a Táblázat (Table) lehetőséget.
- Pipáld be: „My table has headers” (A táblázatnak van fejléce).
Ezután az Táblázattervezés (Table Design) lapon nevezd el a táblákat: tblSales, tblProducts, tblCustomers, tblRegions.
Az Excel-táblák dinamikusak, vagyis automatikusan bővülnek, ha új adatot viszel be. Aranyszabály: minden oszlop egy mezőt, minden sor egy rekordot jelöl. Ne használj üres sorokat és egyesített cellákat.
Az adatintegritás biztosítása
- Minden oszlopban csak egy adattípus legyen (pl. dátum a „Date” oszlopban).
- Kerüld az egyesített cellákat.
- Használj adatérvényesítést a hibás adatok elkerülésére.
Lépések: Data → Data Validation → Settings → Criteria beállítása.
Szűrés és rendezés
A táblázatfejlécekben lévő szűrő ikonokkal kereshetsz és rendezhetsz adatokat:
- Dátumtartomány szerint,
- Számértékek alapján (pl. nagyobb, mint X),
- Szöveges feltételekkel (pl. tartalmazza Y).
Ez a funkció az adatbázisok SELECT … WHERE … ORDER BY logikáját követi.
Lekérdezések Excelben
Képletek használata (adatbázis-szerű lekérdezések)
Attribútumok keresése (1:1 kapcsolat):
Termékinformáció lekérése:
=XLOOKUP([@ProductID], tblProducts[ProductID], tblProducts[ProductName])
Ügyfélnév keresése megrendeléshez:
=XLOOKUP([@CustomerID], tblCustomers[CustomerID], tblCustomers[CustomerName])
Így minden rendelésnél megjelenik az ügyfél neve, ez az SQL JOIN megfelelője.
Összesítés (many:1 kapcsolat):
Rendelésenkénti összérték kiszámítása:
=LET(oid, [@OrderID], SUM(FILTER(tblSales[SalesAmount], tblSales[OrderID]=oid)))
Szűrt alminta lekérése:
Egy adott ügyfél rendelései:
=FILTER(tblSales, XLOOKUP(tblSales[CustomerID], tblCustomers[CustomerID], tblCustomers[CustomerName])="John Smith")
Ez SQL-ben így nézne ki:
SELECT *
FROM Sales
JOIN Customers ON Sales.CustomerID = Customers.CustomerID
WHERE CustomerName = 'John Smith';Pivot tábla (SQL GROUP BY)
A Pivot tábla az Excel „adatbázis lekérdezése”.
Insert → PivotTable → tblSales kijelölése → New Worksheet → OK.
A mezők elrendezése:
- ProductName → Rows
- SalesAmount → Values
- Date → Columns
Szűrő (Slicer) hozzáadása az ügyfélnevekre:
PivotTable Analyze → Insert Slicer → CustomerName.
Ez SQL-ben így nézne ki:
SELECT ProductName, SUM(Quantity * UnitPrice)
FROM Sales
GROUP BY ProductName;Power Query (ismételhető kapcsolatokhoz – ETL)
A Power Query az Excel beépített ETL (Extract, Transform, Load) eszköze.
Adatok importálása:
Data → Get Data → From Table/Range
Importáld a tblProducts és tblSales táblákat.
Ezek a Power Query ablakban jelennek meg.
Táblák összekapcsolása:
Home → Merge Queries
tblProducts kiválasztása, kapcsolódás ProductID alapján → OK.
Oszlopok kibontása:
Válaszd ki a Category, Supplier és UnitCost oszlopokat.
Mentés és betöltés:
Close & Load → OK
Frissítés esetén a kapcsolat automatikusan újraszámol.
A Power Query használható még:
- szövegtisztításra,
- duplikátumok eltávolítására,
- több fájl egyesítésére,
- dátumtáblák létrehozására.
Kapcsolatok szimulálása az Adatmodellben (Power Pivot)
Az adatbázisok alapja a kapcsolatok. Excelben ez a Power Pivot segítségével szimulálható.
Töltsd be a táblákat az Adatmodellbe:
Power Pivot → Add to Data Model.
Kapcsolatok létrehozása:
Manage → Diagram View
Kapcsolatok:
- tblSales[CustomerID] → tblCustomers[CustomerID]
- tblSales[ProductID] → tblProducts[ProductID]
- tblCustomers[RegionID] → tblRegions[RegionID]
Egyszerű DAX képletek:
A DAX (Data Analysis Expressions) a Microsoft képletnyelve, amelyet az Excel Power Pivot, a Power BI és az Analysis Services is használ. Lehetővé teszi, hogy táblák között végezz számításokat és összetett kimutatásokat, az Excel képletek logikáját követve, de nagyobb adathalmazokra.
Total Sales := SUM(tblSales[SalesAmount])
Orders Count := DISTINCTCOUNT(tblSales[OrderID])
Most már a Power Pivot segítségével több tábla adatait elemezheted egy Pivot táblában.
Mikor ne használd az Excelt adatbázisként
Az Excel tökéletes eszköz kis adathalmazokra, de nagyobb projektekhez komoly korlátai vannak:
- Adatméret: max. 1 048 576 sor és 16 384 oszlop.
- Teljesítmény: nagy fájloknál lelassul, fagy, hibázik.
- Többfelhasználós szerkesztés: nem biztonságos, könnyen sérül.
- Biztonság: a jelszavas védelem gyenge, nincs valódi jogosultságkezelés.
- Integritás: nincs kulcsrendszer, könnyen lesznek duplikált adatok.
- Automatizálás: adatbázisok jobban működnek API-kkal, riportokkal.
Tipp: Használd az Excelt front-endnek (elemzés, kimutatás), de a valódi adatokat tárold SQL, PostgreSQL vagy Access adatbázisban.
Meddig elég az Excel?
Az Excel remek eszköz kisebb adatbázisokhoz. Táblákkal, Pivot-táblákkal, Power Query-vel és Power Pivot-tal sok adatbázis-funkciót képes helyettesíteni. De ha az adatmennyiség nő, több felhasználó dolgozik vele, vagy biztonsági szempontok is számítanak, ideje áttérni egy valódi adatbázisra. Az Excel maradjon az elemzés és vizualizáció terepe, a tárolás és integráció legyen a professzionális adatbázisoké.
