Egy vállalati MI-asszisztens megbízhatóságát nagyrészt az határozza meg, milyen dokumentumokból kereshet választ. A közös mappák teljes tartalmának feltöltése gyors megoldásnak látszik, de rendszerint elavult fájlokat, duplikációkat és jogosultsági problémákat visz be a rendszerbe.
A céges MI-tudásbázis több egy dokumentumtárnál
A céges MI-tudásbázis ellenőrzött, rendszerezett és jogosultságokkal védett források gyűjteménye, amelyből egy MI-rendszer visszakeresheti a feladathoz szükséges információt.
A rendszer jellemzően nem tanulja újra a modellt minden feltöltött dokumentummal. A felhasználó kérdéséhez megkeresi a kapcsolódó szövegrészeket, majd ezek alapján állítja össze a választ. Ezt nevezik visszakereséssel támogatott szöveggenerálásnak, angol rövidítéssel RAG-nak.
A technológia akkor működik jól, ha a megfelelő forrást találja meg. Egy 2024-es árlista vagy visszavont belső szabályzat technikailag ugyanúgy kereshető, mint a hatályos változat. A rendszernek ezért tudnia kell, melyik dokumentum az irányadó.
Egyetlen üzleti területtel érdemes kezdeni
A teljes céges tudás összegyűjtése hónapokig tarthat, és könnyen kezelhetetlen projektté válhat. Egy körülhatárolt feladat gyorsabban megmutatja, hogy a tudásbázis valóban használható-e.
Első pilotként szóba jöhet például:
- a munkatársak gyakori HR-kérdéseinek megválaszolása;
- termékinformációk keresése az értékesítési csapat számára;
- ügyfélszolgálati választervezetek előkészítése;
- belső eljárások és munkautasítások visszakeresése.
A választott feladathoz össze kell gyűjteni azokat a kérdéseket is, amelyeket a munkatársak ténylegesen feltesznek. Ha az értékesítők rendszeresen a szállítási határidőről, kedvezményekről és garanciáról érdeklődnek, ezekhez kell először hiteles forrást biztosítani.
A saját vállalati MI-asszisztensről szóló korábbi cikkünk segít eldönteni, melyik munkafolyamat indokolhat ilyen rendszert.
Minden dokumentumnak legyen gazdája és státusza
A tudásbázisba csak olyan anyag kerüljön, amelynek ismert a forrása, a felelőse és az érvényessége. Egy fájlnévbe írt végleges vagy új verzió megjelölés kevés ehhez.
Minden dokumentumhoz érdemes legalább az alábbi adatokat rögzíteni:
- dokumentum címe és témája;
- felelős szervezeti egység vagy személy;
- jóváhagyás és utolsó frissítés időpontja;
- érvényesség kezdete és szükség esetén vége;
- verziószám;
- hozzáférési szint;
- következő felülvizsgálat időpontja.
Ezeket az adatokat metaadatoknak nevezzük. Segítségükkel a rendszer előnyben részesítheti a hatályos forrást, kizárhatja az archivált változatot, és megmutathatja, melyik dokumentum alapján válaszolt.
A NIST adatkezelési keretrendszere a megtalálhatóságot, hozzáférhetőséget, újrafelhasználhatóságot, valamint az adatok eredetének követhetőségét is alapvető szempontként kezeli. Ezek a kutatási adatokon túl egy vállalati tudásbázis kialakításánál is hasznos elvek.
Az MI számára is olvasható dokumentumokra van szükség
A rosszul beszkennelt PDF, az egymásba ágyazott táblázat és a következetlenül formázott szabályzat nehezen dolgozható fel. Célszerű világos címeket, alcímeket, rövid szakaszokat és egyértelmű táblázatfejléceket használni.
A keresőrendszerek a hosszabb dokumentumokat kisebb, önállóan értelmezhető részekre bontják. A Microsoft dokumentációja szerint ez javíthatja a visszakeresést, különösen akkor, ha egy dokumentum sok különböző témát tartalmaz. A Google útmutatója arra is felhívja a figyelmet, hogy a címsorok, listák és táblázatok felismerése segíthet megőrizni a dokumentum szerkezetét.
A gyakorlatban ezért jobb eredményt adhat egy tagolt, húszoldalas kézikönyv, mint száz különálló fájl vagy egyetlen formázatlan szövegtömb.
A hozzáférések kövessék a céges jogosultságokat
A tudásbázis nem teheti láthatóvá azt, amit a munkatárs az eredeti rendszerben sem érhetett el. A béradatokat, jogi ügyeket, vezetői dokumentumokat és általános belső tájékoztatókat külön hozzáférési körben kell kezelni.
Különösen kockázatos, ha az MI egyetlen technikai fiókon keresztül korlátlan hozzáférést kap a Drive-hoz, SharePointhoz vagy más vállalati rendszerhez. A legkisebb szükséges jogosultság elvét az MI-rendszernél is alkalmazni kell.
A válaszban lehetőség szerint jelenjen meg a felhasznált dokumentum címe és verziója. Ha nincs megfelelő forrás, a rendszer jelezze ezt ahelyett, hogy hihető választ állítana elő.
Tesztkérdések nélkül nincs használható tudásbázis
Az indulás előtt állíts össze legalább 30–50 valós kérdést a kiválasztott munkafolyamatból. Legyen közöttük egyszerű, félreérthető, hiányos és olyan kérdés is, amelyre a tudásbázisban nincs válasz.
Minden tesztnél ellenőrizd:
- megtalálta-e a megfelelő forrást;
- a hatályos verziót használta-e;
- pontosan adta-e vissza a tartalmat;
- betartotta-e a hozzáférési szabályokat;
- felismerte-e, amikor nem állt rendelkezésre elegendő információ.
A hibákat forrásprobléma, keresési hiba és válaszgenerálási hiba szerint érdemes csoportosítani. Így láthatóvá válik, hogy a dokumentumot, a keresési beállítást vagy magát az utasítást kell javítani.
A céges MI-tudásbázis folyamatosan karbantartandó rendszer. Ha egy szabályzat módosul, a régi verziót archiválni, az újat pedig jóváhagyni és indexelni kell. Ennek hiányában a rendszer idővel ugyanúgy elveszíti a megbízhatóságát, mint egy elhanyagolt közös meghajtó.
