Az MI egyik leghasznosabb irodai feladata az összefoglalás, mégis sokan pont itt használják rosszul. Ha csak annyit írsz be, hogy foglald össze, kapsz egy rövidebb szöveget, de nem biztos, hogy azt kapod, amire a munkádhoz szükséged van.
Állítsd be a mivagyunk.hu-t kedvenc forrásként a Google-benMiért kevés az, hogy foglald össze?
A foglald össze kérés túl általános. Nem derül ki belőle, hogy gyors áttekintést, vezetői összefoglalót, teendőlistát, kockázati elemzést vagy ügyfélválaszhoz előkészített kivonatot szeretnél.
Pedig ezek teljesen más eredményt igényelnek. Egy ügyvezetőnek döntési szempont kell. Egy asszisztensnek határidő és felelős. Egy projektmenedzsernek teendőlista. Egy ügyfélszolgálatosnak a panasz lényege és a következő válasz fő pontjai. A jó MI-összefoglaló nem egyszerű rövidítés, hanem célhoz kötött szűrés.
Először döntsd el, mire kell az összefoglaló
Mielőtt bemásolsz egy szöveget, tedd fel magadnak ezt a kérdést: mit akarok csinálni az összefoglalóval?
Ha csak gyorsan meg akarod érteni, miről szól az anyag, elég egy rövid áttekintés. Ha meeting után dolgozol tovább, teendőlista kell. Ha vezetőnek készítesz anyagot, döntési szempontokat kell kiemelni. Ha szerződésről, ügyfélpanaszról vagy projektcsúszásról van szó, kockázati összefoglalóra van szükség.
Az összefoglalásnál nem a szöveg hossza a lényeg, hanem az, hogy milyen döntést, feladatot vagy megértést támogat.
Rossz prompt és jobb prompt ugyanarra a helyzetre
Képzeld el, hogy kapsz egy hosszú ügyfél-e-mailt. Az ügyfél több problémát ír le, említ egy határidőt, panaszkodik a kommunikációra, és választ vár.
Gyenge prompt
Foglald össze ezt az e-mailt.
Ebből valószínűleg kapsz egy rövidebb verziót. Lehet, hogy érthető lesz, de nem biztos, hogy munkára használható.
Jobb prompt
Foglalod össze az alábbi ügyfél-e-mailt ügyfélkezelési szempontból.
Külön jelöld a panasz lényegét, az ügyfél elvárását, a határidőt, a lehetséges kockázatokat, a hiányzó információkat és a javasolt következő lépést.
Ne találj ki adatot. Ha valami nem derül ki a szövegből, írd oda, hogy nem derül ki.
E-mail: [szöveg]
Az első kérés rövidít. A második munkafolyamatot támogat.
Az 5 elem, amit mindig adj meg
Egy jó összefoglaló promptban öt dolgot érdemes megadni.
- Cél – mire használod az összefoglalót?
- Nézőpont – vezetőként, asszisztensként, HR-esként, ügyfélszolgálatosként vagy projektmenedzserként nézze?
- Formátum – lista, táblázat, vezetői memo vagy teendőlista kell?
- Hiányzó információk kezelése – kérd meg, hogy ne találjon ki adatokat.
- Ellenőrzési pont – kérd meg, hogy jelölje meg, mit kell emberként átnézned.
Öt másolható összefoglaló prompt
Gyors áttekintéshez
Foglald össze az alábbi szöveget gyors irodai áttekintéshez.
Kérek 5 rövid pontot a lényegről.
Külön jelöld, ha van benne határidő, feladat, döntési igény vagy kockázat.
Szöveg: [szöveg]
Vezetői összefoglalóhoz
Készíts vezetői összefoglalót az alábbi szövegből.
Térj ki a fő üzenetre, üzleti hatásra, kockázatra, nyitott kérdésre és javasolt következő lépésre.
Ne adj végleges döntést.
Szöveg: [szöveg]
Meeting utáni teendőlistához
Az alábbi meetingjegyzetből készíts teendőlistát.
Add meg a feladatot, a felelőst, a határidőt, a függőséget és a nyitott kérdést.
Ha valamelyik információ hiányzik, írd oda, hogy nem derül ki.
Jegyzet: [szöveg]
Kockázati összefoglalóhoz
Elemezd az alábbi szöveget kockázati szempontból.
Jelöld a félreértéseket, hiányzó információkat, határidős kockázatokat és felelősségi kérdéseket.
A végén írd le, mit kell emberként ellenőrizni.
Szöveg: [szöveg]
Ügyfélválasz előkészítéséhez
Foglald össze az alábbi ügyfélüzenetet válaszíráshoz.
Jelöld az ügyfél problémáját, kérését, sürgősségét, nyitott kérdéseit, valamint a javasolt válasz fő pontjait.
Ne írj kész választ, csak készíts elő hozzá egy összefoglalót.
Üzenet: [szöveg]
Ne engedd, hogy az MI kitalálja a hiányzó részeket
Az összefoglalás egyik tipikus hibája, hogy az MI olyan adatot is beleír, amely nem szerepel a szövegben. Ez különösen veszélyes határidőknél, felelősöknél, számoknál, jogi vagy pénzügyi állításoknál.
Ezért érdemes mindig beleírni:
Ne találj ki adatot. Ha valami nem derül ki a szövegből, írd oda, hogy nem derül ki.
Ez nem garancia a hibátlan válaszra, de sokat javít az eredményen.
Mit ne másolj be külső MI-eszközbe?
Munkahelyi környezetben figyelj az adatokra. Ügyféladatot, munkavállalói adatot, szerződéses titkot, pénzügyi információt vagy belső stratégiát ne másolj be gondolkodás nélkül külső MI-eszközbe.
Ha bizonytalan vagy, anonimizálj. Cseréld ki a neveket, cégeket, összegeket és minden azonosítható adatot. Ha a cégednek van MI-használati szabályzata, azt kövesd.
Az MI ne csak rövidítsen, hanem segítsen dolgozni
A jó összefoglaló nem attól jó, hogy rövid. Attól jó, hogy gyorsabban látod belőle a lényeget, a feladatot, a kockázatot és a hiányzó információt.
Ezért ne elégedj meg azzal, hogy az MI lerövidíti a szöveget. Kérd meg, hogy a munkád szempontjai szerint rendezze újra. Ott kezdődik az igazán hasznos MI-használat.
