Az MI csak akkor tud igazán használható választ készíteni, ha azt is tudja, mire fogod használni. Az 5MI-módszer második lépése segít előre meghatározni a végeredmény célját, formáját és minőségi követelményeit.
Állítsd be a mivagyunk.hu-t kedvenc forrásként a Google-benUgyanabból az információból többféle jó válasz születhet
Az 5MI-módszer első részében azt néztük meg, hogyan add át a helyzetet az MI-nek. A megfelelő háttér azonban még nem dönti el, milyen választ szeretnél kapni.
Tegyük fel, hogy feltöltöd egy új szoftver részletes leírását, majd ezt kéred:
Foglald össze ezt az anyagot.
Az MI készíthet rövid kivonatot, részletes ismertetőt vagy pontokba szedett funkciólistát. Mindegyik megfelelhet a kérésnek, miközben egyik sem biztos, hogy segít meghozni a döntésedet.
Egészen más válaszra van szükséged, ha a szoftverről cikket írsz, meg akarod győzni a vezetődet a beszerzéséről, vagy azt próbálod eldönteni, megéri-e előfizetni rá. A forrásanyag ugyanaz, a használható végeredmény viszont minden esetben eltér.
A kívánt eredmény annak pontos meghatározása, hogy az MI válaszát ki, milyen helyzetben, mire és milyen formában fogja használni.
Az 5MI-módszer második kérdése ezért így szól: Mi legyen az eredmény?
A feladat helyett a felhasználási célt is add meg
Az olyan utasítások, mint az írj egy levelet, készíts összefoglalót vagy adj ötleteket, elsősorban a műveletet nevezik meg. A célból derül ki, mitől lesz értékes az elkészült válasz.
Egy ügyféllevél például szolgálhat tájékoztatásra, bizalomépítésre, egyeztetés kezdeményezésére vagy egy határ egyértelmű kijelölésére. Ha ezt nem közlöd, az MI a szöveg alapján próbálja kitalálni a szándékodat.
Érdemes egy mondatban leírni, mi történjen a válasz felhasználása után:
A levél célja, hogy az ügyfél megértse a csúszás okát, és válaszoljon arra, elfogadható-e számára az új ütemezés.
Ezzel máris világosabbá válik, hogy a szövegnek tájékoztatást és konkrét válaszkérést is tartalmaznia kell.
Határozd meg, kinek készül a válasz
A címzett tudása, szerepe és várható reakciója közvetlenül befolyásolja a megfelelő eredményt. Egy cégvezető általában rövid döntési összefoglalót igényel, míg a megvalósításért felelős kollégának részletesebb lépésekre lehet szüksége.
Az MI-nek azt is érdemes jelezni, mit tud már az olvasó a témáról. A kezdőnek szánt magyarázatban fel kell oldani a szakkifejezéseket. Egy szakmai közönségnek készülő anyagban ez feleslegesen lassíthatja a gondolatmenetet.
A közönség megadásához nincs szükség hosszú leírásra. Sokszor ennyi is elég:
Az összefoglaló egy tízfős magyar vállalkozás vezetőjének készül. Használ már MI-eszközöket, de nem rendelkezik technikai háttérrel. Elsősorban a várható költség, az időmegtakarítás és az adatbiztonsági kockázat érdekli.
Ez több kapaszkodót ad, mint az a kérés, hogy a válasz legyen közérthető.
Ne csak a formátumot, a szerkezetet is mondd meg
A kívánt formátum lehet e-mail, cikk, prezentációvázlat, döntési javaslat vagy rövid vezetői összefoglaló. Ezen belül a szerkezetet is meghatározhatod, ha az elkészült anyagot közvetlenül szeretnéd használni.
Egy döntési javaslatnál például kérheted, hogy az MI először foglalja össze a problémát, utána hasonlítsa össze a lehetőségeket, végül tegyen indokolt ajánlást. Nyilvános szövegnél megadhatod a terjedelmet, a tagolást és a kerülendő fordulatokat is.
A pontos szerkezeti kérés időt takarít meg, mert kevesebb utólagos átalakításra lesz szükség. A túl részletes előírás viszont megkötheti a választ. Csak olyan formai elemet rögzíts, amelynek a későbbi felhasználás szempontjából jelentősége van.
A hangnemnél használj viselkedési leírást
A legyen professzionális vagy legyen barátságos típusú utasítások többféleképpen értelmezhetők. Hasznosabb, ha leírod, hogyan jelenjen meg a kívánt hangnem a szövegben.
Egy üzleti üzenetnél például így fogalmazhatsz:
A hangnem legyen közvetlen és határozott. Ismerje el a másik fél szempontját, de ne kérjen bocsánatot a már korábban elfogadott feltételekért. Kerülje a jogászi megfogalmazást és a túlzott formalitást.
Az MI ebből konkrét nyelvi döntéseket tud levezetni. Látja, milyen viszonyt szeretnél kialakítani a címzettel, és azt is, milyen irányokat kell elkerülnie.
Mondd meg, mitől tekinted jónak a választ
A minőségi követelmények segítségével az MI ellenőrizni tudja a saját eredményét. Ezek kapcsolódjanak a feladat tényleges céljához.
Egy összehasonlításnál fontos lehet, hogy minden lehetőséget azonos szempontok szerint értékeljen. Oktatási anyagnál elvárhatod, hogy a magyarázat önmagában is követhető legyen. Döntési javaslat esetén kérheted, hogy az ajánlás mellett mutassa meg azokat a körülményeket is, amelyek megváltoztatnák a következtetést.
Kerüld az olyan általános elvárásokat, mint a legyen nagyon jó, alapos vagy kreatív. Ezek nem adnak ellenőrizhető mércét. Írd le inkább azt, minek kell feltétlenül szerepelnie a válaszban, és milyen hibát szeretnél elkerülni.
Így lesz pontosabb ugyanaz a kérés
A szoftveres példánál az egyszerű összefoglalás helyett ezt kérheted:
A csatolt anyag alapján készíts döntés-előkészítő összefoglalót egy tízfős magyar vállalkozás vezetőjének.
A cél annak eldöntése, hogy érdemes-e a következő három hónapban kipróbálni a szoftvert. A vezetőt elsősorban az érdekli, milyen munkafolyamatokban használható, mennyi betanulást igényel, milyen költséggel jár, és felmerül-e adatvédelmi kockázat.
Az eredmény legyen legfeljebb 600 szavas, közérthető elemzés. Röviden mutasd be az eszközt, utána értékeld a gyakorlati előnyöket, a korlátokat és a bevezetés feltételeit. A végén adj indokolt ajánlást a kipróbálásra vagy annak elhalasztására.
Kizárólag a csatolt anyagból származó állításokat kezeld tényként. Ha a döntéshez fontos információ hiányzik, jelezd, és ne egészítsd ki találgatással.
Ebben a változatban az MI pontosan látja a címzettet, a felhasználási célt és az elvárt szerkezetet. A válasz minősége már értékelhető is: segíti-e a vezetőt a próbaidőszakról szóló döntésben?
Másolható promptminta a kívánt eredmény meghatározásához
A feladat:
[Írd le röviden, mit kell elkészíteni.]
A felhasználás célja:
[Mire fogod használni a választ, és milyen döntést vagy cselekvést kell segítenie?]
A célközönség:
[Ki fogja olvasni vagy használni, mit tud a témáról, és mi fontos számára?]
A kívánt formátum és szerkezet:
[Levél, összefoglaló, cikk, javaslat vagy más forma. Add meg a szükséges részeket.]
A terjedelem:
[Adj meg hozzávetőleges szó- vagy karakterkorlátot.]
A hangnem:
[Írd le, hogyan szólaljon meg a szöveg, és milyen stílust kerüljön.]
A minőségi követelmények:
[Mitől lesz számodra használható a válasz? Minek kell szerepelnie benne?]
Mielőtt elkészíted a választ, foglald össze röviden, milyen eredményt fogsz létrehozni. Jelezd, ha valamelyik elvárás ellentmondásos vagy nem teljesíthető a rendelkezésre álló információkból.
A kívánt eredmény meghatározása egy rövid megállapodást hoz létre közted és az MI között. Már a munka megkezdése előtt kiderülhet, ha más formátumra készül, félreérti a címzettet, vagy olyan elvárást próbál teljesíteni, amelyhez nincs elegendő információja.
A következő részben az 5MI-módszer harmadik kérdésével foglalkozunk: Mi hiányzik? Ez a lépés tanítja meg az MI-t arra, hogy találgatás helyett időben kérdezzen vissza.
