Egy ismerős cégnévvel érkező e-mail vagy egy, a vezetőnk hangján megszólaló telefonhívás könnyen elég lehet ahhoz, hogy ellenőrzés nélkül teljesítsünk egy pénzügyi kérést. A Fürkész Holdingnál induló képzésemen azt gyakoroljuk majd, hogyan ismerjük fel ezeket a helyzeteket, és hogyan hozzunk biztonságosabb döntéseket akkor is, amikor sürgetnek bennünket.
Állítsd be a mivagyunk.hu-t kedvenc forrásként a Google-benEgy kérés, amely beleillik a munkanapba
Képzeljünk el egy átlagos délelőttöt egy vállalkozás pénzügyi osztályán. Érkezik egy levél az egyik rendszeres beszállítótól, hogy megváltozott a bankszámlaszámuk, a következő utalást már oda kérik. A cégnév ismerős, a számla összege stimmel, a fizetési határidő közel van. Néhány kattintás, és a munkatárs folytathatja a többi feladatát.
Ebben a szemléltető helyzetben éppen az a megtévesztő, hogy semmi különöset nem kell tenni. A munkatárs olyan feladatot végez, amelyet máskor is szokott. A csaló a megszokott folyamatba próbál belépni, és elérni, hogy a pénz az általa megadott számlára kerüljön.
Ilyenkor egy előre tisztázott ellenőrzési lépés sokat számíthat. Ki igazolja vissza a változást? Milyen elérhetőségen keressük a partnert? Ki hagyja jóvá az új adatokat? Ezeket nyugodt körülmények között érdemes eldönteni. Amikor már mindenki az utalásra vár, jóval nehezebb időt kérni az ellenőrzésre.
Az Üzleti csalásmegelőzés és digitális döntési fegyelem című képzésen ilyen helyzetekkel fogunk dolgozni. A felismeréstől eljutunk addig, hogy a résztvevők a saját cégükben is használható eljárásokat állítsanak össze.
Az ismerős hang sem igazolja a kérést
A mesterséges intelligencia új lehetőségeket ad a megtévesztéshez. A Nemzeti Kiberbiztonsági Intézet által közzétett magyar nyelvű SANS-tájékoztató bemutatja, hogyan használható hangklónozás hamis telefonhívásokhoz és hangüzenetekhez. Attól tehát, hogy felismerni véljük a főnökünk hangját, nem árt ellenőriznünk, valóban ő kéri-e a szokatlan utalást.
A visszaellenőrzéshez korábban ismert, megbízható elérhetőségre van szükség. Ha a gyanús üzenetben kapott telefonszámot hívjuk, könnyen ugyanahhoz a csalóhoz jutunk vissza. Egy másik csatornán kezdeményezett kapcsolatfelvétel azonban segíthet tisztázni, kitől érkezett a kérés.
Ehhez a céges kultúrának is támogatnia kell az ellenőrzést. Egy asszisztens vagy pénzügyi munkatárs akkor fog könnyebben megállítani egy szokatlan kérést, ha tudja, hogy ezért nem éri szemrehányás. Vezetőként érdemes egyértelművé tenni, hogy az ellenőrzés a feladat része, és a vezető nevében érkező utasításokra is vonatkozik.
Először döntünk, utána megnézzük, mi történt
A képzést élő, online műhelymunkaként tartom. A résztvevők e-mailes szimulációkban és üzleti döntési helyzetekben próbálhatják ki, hogyan reagálnának egy hamis számlára, sürgős utalási kérésre vagy megtévesztő utasításra. Először meghozzák a döntésüket, majd közösen feldolgozzuk, milyen jelekre lehetett figyelni, és hol lett volna szükség ellenőrzésre.
Így az általános tanácsok mögött láthatóvá válnak a gyakorlati nehézségek is. Hiába tudjuk, hogy vissza kell kérdezni, ha nincs meg a megfelelő kapcsolattartó. Hiába kérünk második jóváhagyást, ha a helyettesítés nincs rendezve. A saját vállalati működésre is ránézünk, hogy kiderüljön, hol hiányzik egy használható megoldás.
Zsarolóvírus-helyzettel is foglalkozunk és megnézzük, mit tehet a munkatárs, amikor azt észleli, hogy a fájljai elérhetetlenné váltak? Itt különösen fontos, hogy legyen előre ismert jelzési út, és mindenki tudja, mikor kell bevonni a megfelelő szakembert.
Olyan dokumentumokkal dolgozunk, amelyekhez később is lehet nyúlni
A műhelymunka során utalási ellenőrzési protokollt, bankszámlaszám-változást ellenőrző lapot és incidensjelzési folyamatot készítünk. A program része a hozzáférések áttekintését segítő ellenőrzőlista, a zsarolóvírus-helyzet első tizenöt percének teendőlistája és egy 30–60–90 napos cselekvési terv is.
A dokumentumok elkészítése után a bevezetésükkel is foglalkozni kell. Ki lesz a felelős? Hol találják meg őket a kollégák? Hogyan kerülnek be a napi munkába? Egy rövid, követhető eljárás akkor ér valamit, ha a munkatárs ténylegesen használni tudja, és a vezető is számol az ellenőrzéshez szükséges idővel.
Kinek érdemes részt vennie?
A képzést ügyvezetőknek, tulajdonosoknak, pénzügyi vezetőknek, office managereknek, asszisztenseknek és informatikai kapcsolattartóknak ajánljuk. Előképzettség nem szükséges. A vállalkozáson belül érdemes azokat bevonni, akik pénzügyi kéréseket kezelnek, hozzáférésekről döntenek, vagy akikhez a gyanús helyzetek jelzései befutnak.
A program DIMOP Plusz 1.2.6/B és C forrásból is finanszírozható; a vállalkozásra vonatkozó feltételeket a szervezővel kell egyeztetni. A részletek és a jelentkezési lehetőség a képzés oldalán találhatók. A közös munka célja, hogy egy szokatlan kérésnél legyen használható válaszunk arra, mit ellenőrizzünk, kit értesítsünk, és mikor folytatható biztonságosan a feladat.
