Az 5MI-módszer 5. rész – Így lesz az MI válaszából cselekvési terv

Egy alapos MI-válasz önmagában még nem viszi előre a munkát. Az 5MI-módszer befejező lépése abban segít, hogy az elemzésből konkrét feladatok, döntési pontok és ellenőrizhető eredmények szülessenek.

GÁllítsd be a mivagyunk.hu-t kedvenc forrásként a Google-ben

A jó válasz után is elakadhat a megvalósítás

Az előző négy részben tisztáztuk a helyzetet és a kívánt eredményt, feltártuk a hiányzó információkat, majd kritikusan ellenőriztük a kapott választ. Ezzel már sokkal megbízhatóbb alapunk van a döntéshez. A folyamat azonban könnyen megállhat egy jól hangzó ajánlásnál.

Tegyük fel, hogy az MI egy fizetős eszköz három hónapos kipróbálását javasolja egy tízfős vállalkozásnak. A válasz részletesen bemutatja az előnyöket, a költségeket és az adatkezelési kockázatokat. A végén mégis nyitva marad, ki szervezze meg a próbát, mely munkafolyamatban teszteljék az eszközt, és milyen eredmény igazolná az előfizetés folytatását.

Az ajánlás ebben a formában könnyen bekerül egy dokumentumba, majd ott is marad.

A végrehajtható MI-válasz egyértelművé teszi, mi történjen először, ki felel érte, milyen feltételek szükségesek hozzá, és miből látható, hogy sikerült-e.

Az 5MI-módszer ötödik kérdése ezért így szól: Mi legyen a következő lépés?

Először a döntést tisztázd

A cselekvési terv elkészítése előtt érdemes megállapítani, hogy megszületett-e már a szükséges döntés. Előfordulhat, hogy az MI túl gyorsan kezd végrehajtási lépéseket javasolni, miközben az alapvető irány még bizonytalan.

Egy vállalkozás például dönthetett arról, hogy kipróbál egy MI-eszközt, a kiválasztott szolgáltatóról azonban még nem áll rendelkezésre elegendő információ. Ebben a helyzetben az első lépés nem a munkatársak betanítása. Előbb össze kell hasonlítani az adatkezelési feltételeket, az árazást és a szükséges funkciókat.

Hasznos lehet ezt kérni az MI-től:

Állapítsd meg, hogy a rendelkezésre álló információk alapján meghozható-e már a döntés.

Ha igen, fogalmazd meg egy mondatban a döntést, majd készíts hozzá végrehajtási tervet.

Ha még hiányzik egy döntő információ, nevezd meg, hogyan lehet azt a leggyorsabban és megbízhatóan megszerezni.

Ezzel elkerülhető, hogy részletes terv készüljön egy olyan irányhoz, amelyet később még alapjaiban módosítani kell.

Keresd meg a legkisebb értelmes lépést

Az MI hajlamos teljes projekttervet készíteni akkor is, amikor egyetlen kisebb lépés elegendő lenne a továbblépéshez. A hosszú feladatlista rendezettnek tűnik, közben könnyen túlterheli azt, akinek végre kellene hajtania.

Érdemes először azt meghatározni, mi az a legkisebb konkrét lépés, amely csökkenti a bizonytalanságot vagy látható eredményt hoz.

Egy MI-eszköz vállalati bevezetésénél ilyen lehet egyetlen gyakori munkafolyamat kiválasztása. Ahelyett, hogy a cég egyszerre minden munkatársnak előfizetést vásárolna, két ember kipróbálhatja az eszközt ügyféllevelek előkészítésére. Két hét alatt már mérhetővé válhat az időmegtakarítás, a válaszok minősége és az utólagos javítás mennyisége.

A következő lépés akkor használható, ha önállóan végrehajtható és világos eredményt várunk tőle.

Legyen felelőse és határideje

Az olyan javaslatok, mint a csapat felkészítése vagy az adatvédelmi kérdések áttekintése, még nem tekinthetők feladatnak. Nem derül ki belőlük, pontosan mit kell elvégezni, és ki fogja megtenni.

Az MI-nek ezért megadhatod, milyen elemekből építse fel a teendőket:

• konkrét feladat;
• felelős személy vagy szerepkör;
• szükséges információ és erőforrás;
• teljesítési határidő;
• elvárt eredmény;
• következő döntési pont.

Ha még nem ismertek a személyek, szerepkörökkel is lehet dolgozni. A [projektfelelős], [adatvédelmi felelős] vagy [cégvezető] jelölés később egyszerűen kitölthető.

A határidőknél kerüld a mielőbb és rövid időn belül típusú megfogalmazást. Kérj konkrét dátumot, munkanapban meghatározott időtartamot vagy egy másik feladathoz kötött ütemezést.

Határozd meg, miből látható a siker

A végrehajtás után ellenőrizni kell, hogy a lépés valóban közelebb vitt-e a célhoz. Ehhez előre megadott mérce szükséges.

Egy próbaidőszaknál nem elegendő az a benyomás, hogy a munkatársak szerették az eszközt. Érdemes mérni, hány feladatnál használták, mennyi időt takarítottak meg, és milyen gyakran kellett jelentősen javítani az elkészült tartalmat.

A megfelelő sikerkritérium kapcsolódik az eredeti célhoz. Ha az előfizetés indoka az időmegtakarítás, akkor a használati gyakoriság önmagában kevés. Ha az ügyfélkommunikáció minőségének javítása a cél, az elkészült szövegek gyorsasága mellett a javítási igényt is vizsgálni kell.

Az MI segíthet a mérőszámok kiválasztásában, de a küszöbértékeket neked kell jóváhagynod. Egy általános modell nem tudhatja, hogy a te vállalkozásod számára heti két vagy tíz megtakarított munkaóra teszi-e gazdaságossá az előfizetést.

Építs be ellenőrzési és leállítási pontot

A tervnek azt is tartalmaznia kell, mikor vizsgáljátok felül az eredményt. Enélkül egy gyengén működő próba könnyen határozatlan ideig folytatódhat.

A felülvizsgálati pontnál három kérdésre érdemes választ kérni:

1. Milyen adatok alapján értékeljük az eredményt?
2. Ki hozza meg a folytatásról szóló döntést?
3. Mely körülmények indokolják a próba módosítását vagy lezárását?

Leállítási feltétel lehet például, ha az eszköz használata rendszeresen érzékeny adatok bevitelét igényelné, vagy az elkészült anyag javítása több időt vinne el, mint amennyit a használat megtakarít. Ezeket célszerű még a teszt kezdete előtt rögzíteni.

Így lesz az ajánlásból végrehajtható próba

A fizetős MI-eszköz értékelése után ezt kérheted:

Az előző elemzés alapján készíts végrehajtható tervet egy három hónapos próbaidőszakhoz.

Először fogalmazd meg egy mondatban, milyen döntést tekintesz elfogadottnak. Ha a végrehajtáshoz még hiányzik döntő információ, jelezd ezt a terv elkészítése előtt.

Határozd meg:

– a legkisebb értelmes első lépést;
– a feladatok sorrendjét és egymástól való függését;
– az egyes feladatok felelősét szerepkör szerint;
– a szükséges erőforrásokat és információkat;
– a teljesítési határidőket;
– a próba sikerének mérőszámait;
– a felülvizsgálat időpontját;
– a módosítás vagy leállítás feltételeit.

A terv legfeljebb nyolc lépésből álljon. Minden lépés legyen önállóan végrehajtható. Ha valamelyik határidőt, felelőst vagy küszöbértéket nekem kell meghatároznom, használj egyértelmű helykitöltőt.

A végén nevezd meg azt az egy feladatot, amelyet a következő munkanapon el kell végezni.

Ez a prompt korlátozza a terv hosszát, és rákényszeríti az MI-t a feladatok rangsorolására. A végén kapott első teendő közvetlenül beilleszthető egy projektkezelő rendszerbe vagy a napi feladatlistába.

Másolható promptminta a következő lépés meghatározásához

Az öt kérdés együtt alkot módszert

Az 5MI-módszer lépései egymásra épülnek:

1. Mi a helyzet? – tisztázza a tényeket és a körülményeket.
2. Mit szeretnék kapni? – meghatározza a célt és a kívánt eredményt.
3. Mi hiányzik? – feltárja a bizonytalanságokat.
4. Mi szólhat ellene? – ellenőrzi az érvelést és a kockázatokat.
5. Mi legyen a következő lépés? – a választ végrehajtható tervvé alakítja.

A módszert nem szükséges minden apró kérdésnél teljes terjedelmében használni. Egy rövid üzenet megírásához néhány mondat is elegendő lehet. Üzleti döntésnél, szakmai elemzésnél vagy nagyobb következményű feladatnál viszont az öt kérdés jelentősen csökkenti a félreértés és a megalapozatlan következtetés kockázatát.

Az MI akkor ad valódi segítséget, ha a válasza beilleszthető a következő emberi döntésbe vagy munkafolyamatba. Az 5MI-módszer éppen ezt a kapcsolatot teremti meg a kérdés, az ellenőrzött válasz és a végrehajtás között.