Egy távozó kolléga után megmaradhatnak a dokumentumok, miközben eltűnik az a tudás, amelyből az MI-vel támogatott munka valóban működött. A bevált promptokat, egyedi asszisztenseket, ellenőrzési módszereket és hozzáféréseket ezért külön is rendezni kell.
Állítsd be a mivagyunk.hu-t kedvenc forrásként a Google-benAz MI-tudás több a beszélgetési előzményeknél
A céges MI-tudás azoknak az utasításoknak, beállításoknak, forrásoknak és ellenőrzési módszereknek az összessége, amelyekkel a vállalkozás használható eredményt állít elő egy MI-eszközzel.
Ide tartozhat egy jól kidolgozott prompt, egy projekthez igazított asszisztens, a hozzá feltöltött háttéranyag, egy automatizált folyamat vagy az a tapasztalat, hogy milyen válaszokat kell különösen alaposan ellenőrizni.
Ezek egy része könnyen másolható. A hallgatólagos tudás átadása jóval nehezebb. A munkatárs például már tapasztalatból tudhatja, melyik ügyfélnél milyen hangnem működik, milyen kérdéssel lehet pontosítani a modell válaszát, vagy melyik eredmény tűnik meggyőzőnek, miközben szakmailag hibás.
Ha mindez kizárólag az ő MI-fiókjában és fejében létezik, a cégnek valójában nincs saját MI-munkafolyamata.
A tudásátadást nem érdemes a felmondásig halasztani
A legfontosabb MI-folyamatokat már működés közben dokumentálni kell. Ehhez nincs szükség hosszú kézikönyvre. Egy rövid, rendszeresen frissített leírás is elegendő lehet, ha tartalmazza:
- a feladat célját és felelősét;
- a használt MI-eszközt és a szükséges hozzáféréseket;
- a bevált promptokat és forrásanyagokat;
- az emberi ellenőrzés lépéseit;
- az elvárt eredményt és a gyakori hibákat.
A dokumentáció helye a cég által ellenőrzött rendszer legyen. Egy munkatárs beszélgetési előzménye vagy saját jegyzete nem alkalmas központi tudástárnak.
Különösen fontos ez ügyfélkommunikációnál, szerződés-előkészítésnél, ajánlatadásnál, tartalomgyártásnál és belső tudáskeresésnél. Ha egy folyamat kiesése bevételt, határidőt vagy ügyfélkapcsolatot veszélyeztet, legalább két embernek kell értenie a működését.
Az MI-offboarding öt gyakorlati lépése
Az MI-offboarding a távozó munkatárshoz kapcsolódó MI-tudás, digitális eszközök és hozzáférések rendezett átadását, majd lezárását jelenti.
Elsőként készüljön leltár az általa használt MI-fiókokról, asszisztensekről, automatizációkról és összekapcsolt céges rendszerekről. Ezután a vállalkozás számára szükséges promptokat, fájlokat és konfigurációkat át kell helyezni egy szervezeti tárhelyre.
A folyamat működését egy másik munkatárs próbálja ki a távozó kolléga segítsége nélkül. Így gyorsan kiderül, hogy a dokumentáció valóban használható-e, vagy csak annak készítője érti.
A következő lépés az eszközökhöz kapcsolódó tulajdonosi és adminisztrátori szerepek átadása. Végül a kilépés időpontjához igazítva meg kell szüntetni minden szükségtelenné vált hozzáférést.
A személyes MI-fiók átvétele rossz megoldás
Ha a munkatárs saját MI-fiókot használt, a cég ne kérje el egyszerűen a jelszavát. A fiókban magánjellegű beszélgetések, személyes adatok és más munkákhoz tartozó tartalmak is lehetnek.
A céges anyagokat a szolgáltatás által támogatott exportálási, megosztási vagy áthelyezési lehetőségekkel kell elkülöníteni. Előfordulhat, hogy egyedi asszisztensek, memóriák vagy teljes beszélgetési előzmények nem vihetők át használható formában. Ezt még a munkatárs utolsó hete előtt érdemes ellenőrizni.
A jövőbeni kockázatot szervezeti felügyelet alatt álló, személyre szóló céges fiókokkal lehet csökkenteni. Így a hozzáférés visszavonható, miközben a szükséges céges tartalom kezelése nem függ a munkatárs együttműködésétől.
A háttérben működő kapcsolatok is maradhatnak
A fiók letiltása önmagában kevés lehet. Külön ellenőrizni kell az API-kulcsokat, megosztott hivatkozásokat, böngészőbővítményeket, automatizációkat, közös asszisztenseket és az MI-eszközhöz kapcsolt levelezést, felhőtárhelyet vagy naptárat.
A brit Nemzeti Kiberbiztonsági Központ azt javasolja, hogy a szervezetek egységes belépési, munkakörváltási és kilépési folyamatban kezeljék a hozzáféréseket. A megszűnt jogosultságok visszavonása a felhőalapú szolgáltatásoknál is alapvető követelmény.
A hozzáférés és a jogi jogosultság külön kérdés
A technikai átadás nem rendezi automatikusan, hogy a cég milyen jogon használhat tovább egy promptgyűjteményt, egyedi asszisztenst vagy más kidolgozott megoldást. A munkaszerződésben, vállalkozói szerződésben és belső szabályzatban ezért érdemes rendezni a munkavégzés során létrehozott MI-alapú anyagok kezelését.
Az értékes promptok, belső módszerek és munkafolyamatok üzleti titkot is tartalmazhatnak. Az uniós szabályozás szerint a védelem egyik feltétele, hogy a jogosult észszerű intézkedéseket tegyen az információ titokban tartására. A hozzáférések szabályozása, a dokumentált átadás és a titoktartási kötelezettség ennek gyakorlati része lehet.
A jó kilépési folyamat végén a távozó munkatárs hozzáférései megszűnnek, a szükséges tudás pedig használható formában a cégnél marad. Ha ezt csak az utolsó munkanapon kezditek el rendezni, a szervezeti tudás egy része addigra már valószínűleg elveszett.
